Landskassens regnskaber 2001 VII- Revisionsudvalgets betænkning Forvaltningsrevisionsundersøgelser

På baggrund af undersøgelsen fra ekstern revision kritiserer Revisionsudvalget skarpt og finder det samtidig alarmerende, at Landsstyremedlemmet for Økonomi ikke har udøvet et effektivt tilsyn med Grønlands Statistik

Tirsdag d. 15. oktober 2002
Landstingets Revisionsudvalg
Emnekreds: Love og konventioner, Politik.

Indholdsfortegnelse: 7.1 Generelt om forvaltningsrevision. 7.2 Procedure i forbindelse med forvaltningsrevisionsundersøgelser. 7.3 Forvaltningsrevisionsundersøgelse af Grønlands Statistik. Resultatkontrakter som styringsinstrument 7.1 Generelt om forvaltningsrevision. Landstingets behandling under FM 2002 af beslutningsforslag om Landstingets revision medfører, at Revisionsudvalget vil få en klar hjemmel til at gennemføre forvaltningsrevisionsundersøgelser. Revisionsudvalget vil for fremtiden sørge for, at der efter behov og med økonomisk omtanke gennemføres forvaltningsrevisionsundersøgelser. Revisionsudvalget afgav i forbindelse med EM 2000 en beretning, hvori der skete en beskrivelse af forvaltningsrevisionsundersøgelser. Revisionsudvalget skal i det hele henvise til nævnte beretning og i korthed om forvaltningsrevisionsundersøgelser gentage: Ved en forvaltningsrevisionsundersøgelse forstås: Sparsommelighed: Om goder og tjenesteydelser er anskaffet på den mest økonomiske måde under hensyn til kvalitet og kvantitet. Produktivitet: Om der er det bedst mulige forhold mellem de anvendte ressourcer og produktionen. Effektivitet: Om de opstillede mål er nået, og om resultaterne er opnået som følge af de anvendte ressourcer. Økonomistyring: Om ledelsen har styringssystemer, så den løbende kan vurdere sparsommelighed, produktivitet og effektivitet - og om ledelsen anvender styringsværktøjerne til at nå de fastsatte mål ved løbende at prioritere aktiviteterne. Forvaltningsrevision er et instrument til kontrol af og opfølgning på, hvordan Landsstyret administrerer Landstingets beslutninger. 7.2 Procedure i forbindelse med forvaltningsrevisionsundersøgelser. Anvendelsen af forvaltningsrevisionsundersøgelser er ikke tidligere anvendt i Grønlands Hjemmestyre, og Revisionsudvalget finder som følge heraf behov for Landstingets tilslutning til en procedure i forbindelse med Revisionsudvalgets behandling af forvaltningsrevisionsundersøgelser. Omkring forvaltningsrevisionsundersøgelser skal det understreges, at disse kan gennemføres på ethvert tidspunkt i løbet af året, og at undersøgelserne kan gennemføres uafhængigt af Revisionsudvalgets behandling af Landskassens regnskaber. Revisionsudvalget finder, at det er i Hjemmestyrets interesse, at der hurtigst muligt skrides ind af Landsstyret, såfremt en forvaltningsrevisionsundersøgelse påviser problemer og kritiske forhold. Efter at Revisionsudvalget har iværksat en forvaltningsrevisionsundersøgelse, eller efter at Revisionsudvalget er blevet bekendt med resultatet af en gennemført forvaltningsrevisionsundersøgelse, agter Revisionsudvalget fremover at følge nedennævnte procedure: At offentliggøre Udvalgets umiddelbare kommentarer til undersøgelsesresultatet umiddelbart efter Udvalgets behandling af en forvaltningsrevisionsundersøgelse. At orientere det relevante Landsstyreområde umiddelbart forud for offentliggørelsen af undersøgelsen og overdrage Landsstyreområdet Revisionsudvalgets umiddelbare kommentarer til undersøgelsesresultatet. At det relevante Landsstyreområde umiddelbart bliver bedt om at kommentere undersøgelsen. At undersøgelsen og Landsstyrets kommentarer til undersøgelsen bliver optaget i Revisionsudvalgets betænkning omkring Landskassens regnskaber, sammen med Revisionsudvalgets endelige kommentarer til undersøgelsen. Landstingets og Landsstyrets tilkendegivelser til ovennævnte fremgangsmåde imødeses af Revisionsudvalget, således at Revisionsudvalget efter EM2002 kan fastlægge en endelig procedure i forbindelse med Udvalgets fremtidige behandling af forvaltningsrevisionsundersøgelser. 7.3 Forvaltningsrevisionsundersøgelse af Grønlands Statistik. Grønlands Statistik har gennem en årrække haft et merforbrug i forhold til bevillingerne samtidig med at institutionen ikke har udført de planlagte og forventede aktiviteter. For eksempel har man besluttet ikke at udgive Statistisk Årbog 2001. Revisionsudvalget anmodede derfor tidligere i 2001 Landstingets eksterne revision om at udarbejde en forvaltningsrevisionsundersøgelse omkring flere forhold i Grønlands Statistik. På baggrund af undersøgelsen fra ekstern revision kritiserer Revisionsudvalget skarpt og finder det samtidig alarmerende, at Landsstyremedlemmet for Økonomi ikke har udøvet et effektivt tilsyn med Grønlands Statistik. Undersøgelsen viser således, at Grønlands Statistik ikke har en fungerende økonomistyring, og at der derfor mangler et styringsgrundlag, som kan sammenkæde aktiviteter, ressourcer og økonomi, at det ikke er muligt at opgøre institutionens effektivitet og produktivitet, at det ikke er muligt at adskille driftsaktiviteterne fra de eksternt finansierede forskningsaktiviteter. Vedlagt er bilag 13, forvaltningsrevisionsundersøgelse af Grønlands Statistik. Landsstyremedlemmet for Økonomi’s bemærkninger til resultatet af forvaltningsrevisionsundersøgelsen af Grønlands Statistik. Revisionsudvalget tilskrev den 3. august 2002 Landsstyremedlemmet for Økonomi, og bad om en redegørelse for de overvejelser og tiltag, som undersøgelsen har givet anledning til. Landsstyremedlemmet for Økonomi besvarede den 26. august 2002 Revisionsudvalget med følgende: "Indledningsvis vil jeg nævne at jeg er enig med ekstern revision i en række af revisionens kritikpunkter. Jeg har derfor allerede taget skridt til forbedringer, hvilket uddybes nedenfor. Jeg mener dog at der i besvarelsen af spørgsmålet omkring Grønlands Statistiks produktivitet og effektivitet bør inddrages flere aspekter end de der fremgår af revisionens gennemgang. Udover krav om udgivelse af publikationer med tilstrækkelig hyppighed på de enkelte statistikfelter og på mange forskellige områder, er et helt centralt krav til en institution som Grønlands Statistik at publikationerne har troværdighed. Produktivitetsforbedringer må således ikke ske på bekostning af statistikkens faglige kvalitet. Tværtimod bør kvalitetsspørgsmålet indgå centralt i vurderingerne omkring institutionens produktivitet og effektivitet. Eventuelle muligheder for ændringer i ressourceindsatsen eller arbejdsgange der kan bidrage til større produktivitet og som samtidig kan føre til højere kvalitet skal derfor vurderes i samarbejde med Grønlands Statistiks bestyrelse og ledelse. Det er dog givet at styring af bevillingen på baggrund af den af bestyrelsen godkendte publikationsplan ikke er tilstrækkelig i forhold til de ressource-, produktions- og faglige/kvalitetsmæssige problemstillinger der kendetegner institutionens drift. I forbindelse med Grønlands Statistik kan det konkret overvejes om kontraktstyring vil kunne bidrage til en forbedret styring af institutionens aktiviteter og økonomi. Man må dog holde sig for øje at en resultatkontrakt aldrig i sig selv vil kunne medføre den ønskede opstramning, men at den kan bidrage til at klarlægge kravene til institutionen og dens fokusområder. En resultatkontrakt vil under alle omstændigheder fordre en styrkelse af planlægnings- og evalueringsindsatsen i form af strategiske virksomhedsplaner og et udvidet virksomhedsregnskab. Disse overvejelser forudsætter at der forinden sker en opstramning af den grundlæggende økonomistyring, det vil sige institutionens evne til at udføre sine opgaver inden for den fastlagte bevillingsramme. Jeg har allerede nu taget initiativer til konkrete forbedringer der vil imødekomme revisionens kritik på to konkrete områder, og vil løbende vurdere behovet for eventuelle yderligere tiltag. I februar/marts 2002 blev der i Grønlands Statistik udviklet et ledelsesværktøj i Excel der kan håndtere ressourceplanlægning, tidsregistrering, registrering af øvrige omkostninger og projektstyring. Dette regneark er nærmere beskrevet i forvaltningsrevisionsundersøgelsen på side 17. Ledelsesværktøjet er taget i brug den 8. april 2002, men det forventes først at få fuld effekt fra begyndelsen af 2003. Derudover har mit Landsstyreområde taget initiativ til udarbejdelse af en generel regnskabsinstruks om de betingelser der skal være opfyldt, før en institution under Landsstyret må igangsætte opgaver der er finansieret via eksterne midler, samt hvordan sådanne opgaver skal behandles regnskabsmæssigt. Instruksen foreligger på nuværende tidspunkt i udkastform, og forventes endeligt udarbejdet medio september 2002. Der vil dermed blive skabt et regelgrundlag for at adskille de almindelige driftsaktiviteter fra indtægtsdækkede opgaver. Resultatkontrakter som styringsinstrument Landsstyret har i de seneste finanslove fremlagt aktivitetstal på relevante hovedkontoområder. I visse tilfælde har aktivitetstallene ikke tæt forbindelse til de politiske og/eller administrative målsætninger for bevillingen, men er udtryk for den faktiske produktion af ydelser. For at opnå et bedre styringsgrundlag skal disse tal udvikles til konkrete resultatmål. Målene skal ledsages af velegnede rapporteringssystemer, og skal være styr- og målbare. I hvilket omfang hjemmestyrets forskellige institutioner vil egne sig til at man fastsætter resultatmålene i en egentlig resultatkontrakt, og dermed løfter institutionernes planlægning i forhold til målsætninger og budgetter ud af det almindelige etårige finanslovsperspektiv, skal analyseres nærmere. Hvis Landstinget er indstillet på en sådan analyseproces forventer jeg at der på forsøgsbasis vil kunne påbegyndes kontraktstyring af enkelte institutioner allerede fra finansår 2004. Det skal dog nævnes at der allerede i øjeblikket udarbejdes en resultatkontrakt for Grønlænderhuset i København, Kalaallit Illuutaat, der drives i samarbejde med Københavns Amt og Københavns og Frederiksberg kommuner. Erfaringerne fra dette pilotprojekt vil også indgå i Landsstyrets videre overvejelser omkring styringen af Grønlands Hjemmestyres institutioner og forvaltningsenheder." Revisionsudvalgets endelige bemærkninger til forvaltningsrevisionsundersøgelse af Grønlands Statistik: Revisionsudvalgets kritik fastholdes. Revisionsudvalget har taget Landsstyrets bemærkninger til efterretning. Revisionsudvalget har bemærket, at Landsstyret påtænker at indføre en resultatkontrakt med Grønlands Statistik. Revisionsudvalget finder i den forbindelse anledning til at fremhæve følgende konkrete anbefalinger fra ekstern revision i forbindelse med indførsel af resultatkontrakter: Ekstern revision: "Landsstyret svarer omkring Grønlands Statistik, at det bør overvejes at indføre en resultatkontrakt med Grønlands Statistik. I den forbindelse skal vi henlede opmærksomheden på, at en succesfuld indførelse af resultatkontrakt er en ressourcekrævende foranstaltning, jf. vort notat herom af 3. august 2001. I vores forvaltningsundersøgelse har vi blandt andet konkluderet, at institutionen i en periode har behov for, at ressourcerne koncentreres om den basale produktion og til implementering af det udviklede ledelsesværktøj, og der i en periode ikke påtages flere opgaver. Vi kan således ikke anbefale, at der p.t. indføres resultatkontrakt i Grønlands Statistik." Revisionsudvalget støtter anbefalingerne fra ekstern revision, og skal således henstille til, at Landsstyreområdet primært tilsikrer, at der findes en løsning på de i undersøgelsen fremhævede problemstillinger, og at der først herefter arbejdes videre med planerne om at indføre en resultatkontrakt med Grønlands Statistik.